Воры Времени
Как отделаться от непрошеного посетителя
Среднего менеджера, как показывают исследования, прерывают каждые восемь минут. А после перерыва ему требуется несколько минут, чтобы восстановить прежнюю эффективность работы. Другими словами, у него есть только несколько минут интенсивной работы над заданием, прежде чем сосредоточенность вновь будет нарушена.
Двумя наиболее распространенными причинами таких отвлечений являются телефонные звонки и незапланированные, «заглянувшие» посетители. Попробуем подготовится к таким неожиданностям заранее.
Пять советов, если вас застали "врасплох"
Профессионалы советуют следующее:
Создайте физические преграды. Избегайте смотреть в глаза. Никогда не позволяйте им обосноваться. Выводите их из офиса (предложив ему что-нибудь показать за его пределами). Сделайте так, чтобы люди договаривались о встрече с вами.
Вот еще два хорошо зарекомендовавшие себя приема отпугивания воров времени:
Светофор. Одна дама-менеджер, использовав лист картона и цветные маркеры, изготовила имитацию светофора. Красный согнал наглядно демонстрировал визитерам, что они пришли невовремя.
Наушники-заглушки. Другой управленец предпочитал использовать специальные наушники. Они не только заглушали посторонние звуки, но и ясно давали понять коллегам, что его нельзя беспокоить!
К сожалению, есть еще одна грандиозная "дыра" в которую утекает ваше рабочее время. Это - телефонные звонки. вот несколько советов как "расправиться" с непрошенными телефонными собеседниками.
Ограничьте светские беседы.
На вопросы отвечайте коротко. Постарайтесь, чтобы ключевую часть вашего сообщения четко запомнили. Если это возможно и уместно, поручите отвечать на телефонные звонки кому-нибудь другому. Выполняйте работу, требующую напряженного сосредоточения, рано утром – либо дома, либо, приходя в офис раньше всех. В определенное время не отвечайте ни на какие телефонные звонки. Прежде чем набрать номер, всегда четко представьте себе, что вы надеетесь добиться этим звонком. Всегда спрашивайте: "У вас есть сейчас время для короткого разговора, или мне перезвонить?» Для успешного завершения разговора:- Будьте вежливы.
- Будьте решительны.
- Переключайтесь. Кладите трубку и начинайте думать о следующем телефонном звонке.
Однако, отнимают время не только звонки прозвучавшие у вас на рабочем месте, но и ваше бесцельное ожидание собеседника на том конце провода. К сожалению, каждому из нас доводилось безуспешно, раз за разом набирать чей-то номер в надежде решить проблемы.
По данным анализа, проведенного исследовательской компанией Teleconomy, изучающей эффективность телефонного общения, установлено, что «из 3000 телефонных звонков в 300 различных компаний более чем в трети случаев трубка была снята только после восьми или более звуковых сигналов, и лишь перед одним процентом звонивших извинились за то, что заставили их ждать.
Счастливчиков, преодолевших первую преграду ждали очередные затраты времени. Звонивших заставляли ждать, пока не будет найден нужный человек; а 44% просивших, чтобы им перезвонил кто-либо владеющий нужной информацией, так и не дождались ответного звонка.
Помните, что в большинстве компаний 95% ежедневных контактов осуществляются по телефону, а манера общения с собеседником оказывает существенное влияние на его желание иметь деловые контакты с вами, независимо от того, обращается ли он к вам впервые или является постоянным клиентом.
Комментарии читателей