Воры Времени - 2
Часто случается так, что наше с вами рабочее время "воруют" не только случайные посетители или пустопорожние телефонные звонки. У нашего времени есть и более страшный враг - ожидание назначенных встреч. Что же делать, когда без назначенной встречи вам не обойтись, но и тратить время на ожидание под дверью глупо и обидно?
Предусмотрительность и еще раз - предусмотрительность!
Предлагается следующая тактика:
1. Всегда подтверждайте вашу встречу заранее, особенно если она требует поездки по городу.
2. По возможности снижайте напряжение, оставляя запас времени на непредвиденное.
3. По прибытии четко произнесите свое имя и имя человека на встречу с которым вы пришли.
4. Ожидая, всегда занимайтесь делом. Диктуйте письма, работайте на калькуляторе, читайте отчеты, памятные записки или бумаги из своих папок.
Однако есть и еще одна ловушка, которую, чтановясь начальниками, мы склонны незамечать. Это - совещания, и всякого рода, коллективные обсуждения. А вед они воруют не только наше время , но и время наших коллег.
Совещания
Считается, что официальные совещания обычно нужны только при принятии решений от которых зависит будущее компании. Но если Вы все-таки решили провести совещание то послудуйте некоторым советам:
Определите четкие цели Обеспечьте каждого повесткой дня в письменном виде. Сведите к минимуму число участников. Назначайте начало строго на конкретный час. Если повестка дня краткая, не предлагайте участникам садиться. Используйте прием «мячик выступающего. Попробуйте нью-маваши. Тщательно планируйте, как пробудить интерес участников совещания. Обеспечьте сосредоточенность каждого. Не допускайте дискуссий «один на один». Заканчивайте призывом к действию.Совещания без повестки дня, отражающей приоритеты, очень часто превращаются в обсуждения общего характера, и на них не сосредотачиваются на ключевых вопросах.
Люди более пунктуальны, если время начала совещания указано часом и минутами.
Прием «мячик выступающего» был впервые применен в компании “Texas Instruments”. Он заключается в передаче резинового мячика, при этом говорить разрешается только тому, у кого мячик находится в данный момент.
В Японии принято проводить совещания для подготовки совещаний. Хотя может показаться, что это способствует росту количества совещаний, на самом деле нью-маваши в состоянии значительно сэкономить время. Данный прием предполагает проведение предшествующих совещанию встреч небольших групп специалистов для коротких обсуждений. После этого один-два человека от каждой группы участвуют в самом совещании. Идея разумна, и в настоящее время широко практикуется. Это позволяет делегатам, представляющим различных специалистов или групп с различными интересами, быстро принимать решения, а не настаивать на дополнительном рассмотрении вопроса, что значительно экономит время.
Если вы присутствуете на чьем-либо совещании, придерживайтесь следующих правил:
Будьте пунктуальны. Будьте подготовлены. Будьте там, только если ваше присутствие необходимо. Будьте активны. Будьте внимательны. Будьте уместны. Будьте немногословны. Будьте вежливы. Будьте сосредоточены. Будьте ориентированы на действие – следуйте принятым решениям.Отвечая на вопрос «сколько людей не ставит перед собой целей», можно сказать, что их количество может достигать 97% населения! Согласно результатам исследований 30% людей пассивны.
Примерно 50% людей – реактивны, они реагируют на события вместо того, чтобы управлять своей судьбой. Они проводят свою жизнь, работая для достижения целей других.
Следующие 10% - мечтатели.
Остается только 10% активных людей. Не довольствуясь просто тем, что посылает им судьба, они сами вершат ее. Они проявляют инициативу и активно управляют своей жизнью. Они смотрят на перемены не как на угрозу, а как на благоприятную возможность.
Исследователи сообщают, что в эту крошечную группу вошли самые преуспевающие во всех областях человеческой деятельности мужчины и женщины.
Комментарии читателей