Организация рабочего времени - тайм-менеджмент
Если у вас не хватает времени на то, чтобы оперативно решать текущие задачи, постоянно образуются завалы, приходится задерживаться допоздна, накатывает лень и нежелание работать, постоянно откладывается выполнение важных заказов, то этот метод точно для вас!
Неважно, какую должность вы занимаете, работаете ли в офисе, учитесь ли в университете, являетесь фрилансером, занимаетесь физическим или умственным трудом – есть совершенно простой способ научиться управлять своим временем.
Время - не враг, а друг
Согласитесь, что самое мучительное – это смотреть на календарь и часы в ожидании завершения рабочего дня или недели. Но еще хуже – с ужасом осознавать, что приближается час дедлайна, а работа так и не сделана. В обоих случаях человек допускает одну и ту же ошибку – не воспринимает время как своего партнера и придает слишком большое значение движению стрелок на циферблате.
Для начала необходимо принять 2 факта о времени:
- Течение времени – необратимый процесс, на который мы не в силах повлиять. Мы не можем его как-либо ускорить или замедлить.
- Этот процесс не приближает к цели без конкретных действий человека.
Поэтому задача работника – воспользоваться этим течением, «подружиться» со временем и использовать его движение для достижения результатов. Франческо Чирилло один из первых пришел к этой простой истине и предложил технику, которая называется Pomodoro (метод «Помидора»). Ее суть заключается в том, чтобы разбивать работу на небольшие временные блоки с перерывами.
В чем преимущества техники «Помидора»
Многие не согласятся с тем, что этот способ может быть эффективным, так как уже пробовали на себе различные методы, связанные с тайм-менеджментом. Например, пытаться вовлечься в работу за 1-5 минут, обещать себе выполнить что-либо к конкретному сроку, разбивать задачи на сложные и простые, не отвлекаться на другие дела. Но техника Pomodoro имеет множество преимуществ:
• позволяет быстро втянуться в работу;
• контролируется не человеком, а таймером;
• за временной отрезок работник не успевает устать, но при этом эффективно выполняет часть поставленной задачи;
• включает в себя отдых, который необходим для переключения и смены деятельности;
• позволяет сразу приступить к выполнению любой задачи – как сложной, так и простой;
• с его помощью можно работать практически целый день.
В чем заключается суть метода «Помидора»
Все, что требуется для техники — это таймер. Можно воспользоваться телефоном или специальной программой, которую можно скачать для смартфона или ПК. Таймер работает по такой схеме:
• 25 минут работа – 1 блок;
• 5 минут перерыв;
• 25 минут работа – 2 блок;
• 5 минут перерыв;
• 25 минут работа – 3 блок;
• 5 минут перерыв;
• 25 минут работа – 4 блок;
• 15-30 минут перерыв.
Как только начинается отсчет времени, необходимо сразу приступить к работе. Установка простая: «Я выполняю эту задачу, пока таймер не сообщит мне о перерыве». Доказано, что 25 минут хватает для того, чтобы не только вникнуть в работу, успеть многое выполнить, но и не устать при этом.
Как только сигнал сообщает об окончании периода, важно сразу же максимально отойти от работы, отвлечься, подняться с места, переключиться. Практика показывает, что за 5 минут отдыха вы можете успеть выпить чашечку кофе, сделать гимнастику для глаз, прилечь (по возможности), отлучиться в уборную, сделать звонок, поправить прическу, пообщаться с коллегами, сделать какую-либо небольшую домашнюю работу, если находитесь дома. Но при этом за это время человек не успеет забыть о том, что выполнял, потерять мысль, идею.
После отдыха снова включается 25-минутный режим работы, который станет весьма плодотворным. И так 3 или 4 раза в зависимости от степени утомляемости. Вы удивитесь, сколько всего вы успеете сделать за каждый блок, научитесь не отвлекаться и дисциплинировать себя.
Немного статистики
«Вроде целый день просидел, но ничего не сделал», «столько времени, а я ничего не успеваю», «скоро сдавать работу, а я даже не приступил к ее выполнению» – с методом «Помидора» вы просто забудете о подобных проблемах!
Средний рабочий день сотрудника составляет 9 часов (540 минут), это 480 минут рабочего времени и перерыв 60 минут (который многими работодателями не приветствуется). В результате человек либо трудится в поте лица без отдыха, уставая к концу смены, либо за 8 часов максимум уделяет работе половину времени, попутно отвлекаясь на все подряд.
По методу «Помидора» сотрудник за 9-часовой отрезок времени использует минимум 16 временных блоков по 25 минут, а это 400 минут (6,6 часов) чистой работы без отвлечения. Оставшиеся 140 минут – важный для организма отдых, которого при стандартном подходе не получить.
Конечно, техника «Помидора» подходит не для каждой профессии, но это отличный вариант для тех, у кого монотонная работа, не обремененная постоянными звонками и общением с клиентами. Вы удивитесь, как легко и просто себя организовать, быстро включиться в работу, повысить эффективность своей деятельности, научиться расслабляться и получать удовольствие от процесса.
О чем следует помнить при использовании техники Pomodoro
- Не нужно постоянно смотреть на время, так как об окончании каждого блока сообщает таймер.
- Сосредоточиться в течение 25 минут. Это не такой большой промежуток времени, чтобы отвлекаться на звонок, сообщение, разговоры коллег. Минимальная самоорганизация просто необходима для эффективной работы в течение этого периода.
- Когда звонит таймер, нужно все бросать практически в буквальном смысле. Сначала это будет трудно и захочется продолжать выполнять работу, но со временем переключаться будет намного проще.
- Не нужно ставить рекорды и стараться сразу выполнить 16 блоков за день. Можно начать с малого, например, использовать метод только в первой половине дня. Сначала даже 6 «помидоров» могут показаться испытанием.
- Не ругать себя, если что-то не получилось. Не успел, отвлекся, расслабился, поленился – ничего страшного, это повод не критиковать себя, а сделать выводы и не повторять ошибки в будущем.
Скачать таймер Pomodoro можно в Google Play Store или App Store, а также установить программу на ПК.
Фото с сайта pixabay.com
Комментарии читателей Оставить комментарий