Как провести эффективную онлайн-встречу?

Узнайте ключевые стратегии и советы по проведению эффективных онлайн-встреч. В этой статье вы найдете все необходимое для создания успешного и продуктивного взаимодействия с вашей аудиторией в виртуальной среде.

Онлайн-встреча — это совещание или конференция, которая проводится в виртуальной среде с использованием интернет-технологий и программного обеспечения для видеоконференцсвязи (ВКС).

Что такое ВКС? Это специальная технология, при помощи которой два и более пользователя могут провести встречу без необходимости лично присутствовать в одном физическом пространстве. Видеовстречи используются в бизнесе, образовании, здравоохранении, правительственных и некоммерческих организациях.

Основные шаги по организации онлайн-встречи

Чтобы мероприятие было продуктивным, следует организовать конференцию правильно. Основные шаги:

1. Подготовить и спланировать видеозвонок. Определите задачи, составьте план с четким распределением времени для каждой темы, выберите дату и время, удобные для большинства участников. Разошлите приглашения и дополнительные материалы заранее.

2. Формирование правил онлайн-встречи. Например, выключение микрофонов, когда вы не выступаете, использование функции «поднять руку» и т.д. Сообщите правила участникам заранее.

3. Выбор сервиса для проведения онлайн-встречи. Подберите подходящий сервис видеовстреч, изучите возможности платформы и ознакомьтесь с интерфейсом до начала.

4. Вовлечение участников в процесс. Представьтесь, напомните тему и правила участия.

5. Проводите опросы, создание и совместное редактирование документов, поощряйте участников задавать вопросы.

6. Взаимодействие с участниками после онлайн-встречи. В конце подведите итоги, попросите обратную связь. Отправьте участникам записи, заметки и любые другие материалы, использованные во время видеовстречи. Поблагодарите участников за их время и вклад.

Онлайн-встречи против оффлайн встреч: различия

Значение онлайн-встреч повышается в связи с развитием технологий и глобализацией бизнеса. Но и оффлайн-собеседования тоже проводят.

Плюсы онлайн-встреч:

• Нет необходимости ездить в командировки, что бережет временные ресурсы и сокращает транспортные расходы.

• Могут участвовать люди с различных городов и стран, что обеспечивает географическую гибкость для распределенных команд.

• Каждый участник выбирает для себя место, а не определенный офис.

• Совместная работа благодаря возможности демонстрации экрана, использования виртуальных досок, совместному редактированию файлов.

• Сервис видеовстреч позволяет сделать запись для повторного просмотра.

• Удаленный формат позволяет лучше сосредоточиться на мероприятии, не отвлекаясь на офисные моменты.

К отрицательным сторонам можно отнести отсутствие личного контакта, возможные технические проблемы с интернет-соединением, отвлекающие домашние факторы.

К плюсам оффлайн-встреч можно отнести личный контакт, который подходит для некоторых видов деятельности.

Среди минусов можно отметить:

• Денежные и временные затраты на проезд и подготовку зала.

• Ограничение по количеству человек физически в связи с вместимостью зала и невозможности приезда из географически удаленных областей.

• Нет автоматической записи встречи, совместной работы и общего чата.

Встречи в формате онлайн более удобные, гибкие и экономичные. Выбор варианта мероприятия зависит от участников, целей мероприятия и бюджета.

Рекомендации по проведению онлайн-встреч

Чтобы мероприятие было максимально успешным, учитывайте временные зоны участников из разных регионов и стран. Выбирайте время, в которое удобнее начать большинству. В приглашении на видеовстречу укажите начало по определенной зоне, чтобы не было путаницы. Проверьте платформу для видеоконференций, аудио и видео оборудование. Начинайте рабочую встречу вовремя и представьте всех участников. Установите четкую повестку дня и соблюдайте ее. Назначьте модератора для управления чатом и соблюдения регламента. Делайте перерывы каждые 50 минут, чтобы сохранить внимание аудитории и дать время на отдых.

Видеовстречи облегчают общение и сотрудничество независимо от географического положения участников. Использование данного инструмента повышает производительность, сокращает расходы и открывает новые возможности для роста и развития.