Как все успеть?

Почему наше время утекает как песок сквозь пальцы

Мало найдется в наши дни людей, которым хватает 24-х часов в сутках, чтобы успеть осуществить задуманное. Как же научиться управлять своим временем?

Остановись, мгновенье!

Время – уникальный, невосполнимый ресурс: его невозможно вернуть, ускорить или замедлить. То, что мы нередко называем «управлением временем», на самом деле правильнее было бы назвать самоорганизацией.

Время двойственное явление – есть время космическое, за которое наша планета делает полный оборот вокруг своей оси, и время личное – ощущение человеком скорости протекания событий. Космическое одинаково для всех, а вот личное восприятие реального времени у каждого разное. Оно очень сильно зависит от состояния, в котором находится человек. Почему, например, на работе (особенно если человек свою работу сильно не любит) время тянется долго – а выходные пролетают так быстро, что и оглянуться не успеешь? Просто если человек находится в комфортном состоянии, то кажется, что день проходит очень быстро. А, к примеру, минуты до отхода поезда в зале ожидания вокзала могут показаться вечностью.

Скорость и информация

Понятие «не хватает времени» означает, что для выполнения определенного объема работ реальный расход времени превышает запланированный. То есть желаемое не совпадает с возможностями. Темп жизни с каждым днем возрастает, и современный человек не всегда успевает за ним угнаться – проблема хронической нехватки времени коснулась почти каждого. Мир постепенно переходит к следующей фазе развития – к миру информационному, где главным станет информация и ее эффективная переработка. Казалось бы, с развитием изобретений, использованием автоматики в производстве количество свободного времени у человека должно расти. Увы, это не всегда так.

Почему мы теряем время

Статистика показывает: больше всего от дефицита времени страдают представители профессий, связанных с интеллектуальной переработкой информации. Это менеджеры, программисты, дизайнеры. И меньше всех проблема хронической его нехватки коснулась профессий, которые слабо связаны с информационным миром – это слесаря, маляры, сантехники и т.д.
Почему людям умственного труда зачастую не хватает времени? Во-первых, потому, что мы не умеем грамотно распределять его. Ни для кого не секрет, что во многих офисах, например, большая часть рабочего времени расходуется... на болтовню.

А еще мы тратим много времени на чванливое и необоснованное доказательство своей состоятельности, – вместо того, чтобы взять и что-то сделать.

К значительным потерям времени приводит такая причина, как откладывание выполнения задач на последний момент – многие люди способны продуктивно работать только в состоянии аврала. Но откладывание на последнюю минуту не оставляет шанса на исправление ошибки! Кроме того, отложенная работа не становится более привлекательной от того, что вы ее отложили. Наоборот, мысли о том, что ее предстоит делать, отнимают много энергии. Поэтому логично выполнять самую неприятную и энергозатратную работу в первую очередь.

К потери времени приводят также переработка. Человеческие ресурсы не безграничны, но многие люди стремятся заработать деньги в ущерб своему здоровью. Подобное перенапряжение приводит к снижению производительности и качества труда – уставший человек работает гораздо медленнее.

Еще одной из причин потерь времени является переключение с одного вида деятельности на другой. Чтобы свести временные потери к минимуму, следует объединять сходные виды работ в блоки. Начиная дело, нужно организовать свое время так, чтобы иметь возможность довести его до конца, не прерываясь.

Нереалистичные сроки тоже сильно тормозят человека. Следует реально оценивать количество времени, необходимого для достижения конкретных результатов. Лучше обозначить для себя крайний срок выполнения какой-либо задачи – это поможет избежать ловушки перфекционизма, то есть стремления совершенствовать результаты труда до бесконечности. И если вы перфекционист, единственным действенным способом организации рабочего времени для вас является его жесткое планирование.

Методики умелого использования времени

Применяйте «правило двух минут». В течение, поставив задачу себе или получив поручение начальства сразу оцените его. И если действие, предполагающее решение данной задачи, занимает меньше двух минут - сделайте немедленно! Попробуйте сразу разбираться с мини-делами, чтобы потом спокойно перейти к основным проектам.

Определите свои цели. Это очень важно! Если у вас нет своих целей, значит, вы выполняете чужие. Пусть ваши цели станут фильтрами действий, которые стоит выполнять сегодня. Само наличие целей будет автоматически, на подсознательном уровне, толкать на их осуществление. Достаточно иметь список, заглядывать в него регулярно и действовать.

Используйте время в ожиданиях. Слушайте аудиокниги, стоя в пробках, записывайте новые мысли на диктофон в телефоне. Если вы ездите на городском транспорте, то слушайте или читайте книги в маршрутках, в метро. Или просто обдумывайте проекты – часто именно спонтанно рождаются самые творческие мысли.

Завершайте задачи и проекты. «Зависшие» дела отнимают время и энергию.

Используйте вместо отдыха переключение деятельности. У многих из нас, увы, при слове «отдых» возникают ассоциации с диваном и телевизором. Но отдыхом является и просто существенное переключение деятельности. Скажем, если вы читали книгу, то отдыхом будет прослушивание музыки, уборка на столе, общение или физические нагрузки. И наоборот, если вы интенсивно работали физически, то отдыхом будет обдумывание, поиск информации.

Отключайтесь от внешнего мира. Если вы продуктивно работаете над важным проектом, телефон, ICQ, браузеры и другие «пожиратели времени» следует отключать. Если вам позвонили или прислали SMS, ответ на него займет от 10 до 30 секунд. Но чтобы опять включиться в работу, найти тот поток, в котором вы были 30 секунд назад, потребуется не меньше минуты!

Оценивайте свои действия. Ведут ли они вас в правильном направлении, к намеченной цели? Делайте это при помощи разных способов – учётом времени, простой оценкой действий, анализом микро-результатов.

Планируйте дела по степени важности. Это не значит, что все дела должны быть полезными, но пусть они будут важными для вас. Например, в какой-то из дней встреча с друзьями может окажется намного важнее очередного похода в магазин.

Действуйте! Вы можете иметь захватывающие цели и отличный план, распределить задачи по приоритетам, вести сплошной учет личного и рабочего времени. Но все это лишается смысла, если вы ничего не делаете!

Организуем рабочий день

Теперь приведём причины, по которым нам необходимы эффективные инструменты планирования рабочего времени:
– напряженная конкуренция;
– постоянный рост объема новой информации;
– быстрое устаревание информации;
– возрастающая скорость передачи информации.

Итак, вы твердо решили использовать рабочее время максимально эффективно? Сделайте таблицу, состоящую из трех колонок: 1-я колонка – время (например, 9.00-10.00), 2-я колонка – действие, которое вы сделали за этот промежуток времени, 3-я колонка – примечание. В конце дня проанализируйте свою работу и определите, что из выполненных вами действий можно было бы делегировать (поручить подчиненным или тем, кто должен этим заниматься, но «перебросил» на вас), а что не делать вовсе. Проведите анализ трех рабочих дней. Скорее всего, вы получите шокирующий результат – увидите воочию, насколько нерационально используете время.

Бытует мнение, что нельзя заниматься несколькими делами одновременно. Так ли это – большой вопрос. Сегодня у многих служащих открыто 5-10 окошек компьютерных программ, включена аська, скайп, они говорят по мобильному телефону, по офисному, читают журнал или книгу. Трудно сказать, плохо это или хорошо – делайте так, как вам удобней. Но, например, зачем закрывать файл Word’a с недоделанным материалом, если вернешься к нему через 5 минут?

Многие тратят огромное количество времени на поиск нужного документа. В этом случае необходимо упорядочить документооборот (он считается упорядоченным, если электронный или бумажный документ можно найти в течение 1 минуты).

Самый страшный враг эффективного тайм-менеджмента – откладывание дел «на завтра». Если есть возможность отложить, возможно, это можно и не делать? Чтобы сделать быстрее – сделайте сегодня.

Больше всего времени экономится либо утром, либо вечером. Это научно доказано – есть «совы», а есть «жаворонки». Каждая из этих категорий в удобные для себя часы делает гораздо больше работы, нежели в стандартное рабочее время.

Старайтесь каждую минуту использовать во благо – разберите бумаги, почитайте журнал или книгу, но не копите дела.

В конце дня составьте список завершенных дел. Это будет своеобразная форма самомотивации. Тщательно проанализируйте свой рабочий день, найдите пробелы, и на следующий старайтесь использовать время максимально эффективно.

Еще следует понимать, кем вы хотите быть завтра, через неделю, через месяц, через год. Это имеет большую важность для самоорганизации, а значит, для экономии времени.

Выполнив то, что должно быть сделано, вы освободите оставшееся время для того, что будет сделано в любом случае, и того, что вы хотите сделать. Если рационально использовать время, то 24 часов в сутки, которые выделила нам природа, хватит на все.

Это интересно:

Первым, кто применил современный подход к эффективному управлению временем, был компаньон итальянских купцов Леон Альберти, который жил в начале XV века. В своих письмах он писал: «Каждое утро, когда я встаю, первое, что я делаю, это думаю про себя: «Что я должен сделать сегодня?» У меня так много дел: я должен все их перечесть, обдумать каждое из них и каждому я должен уделить соответствующее время».