Как ЭДО упрощает бизнес-процессы

Электронный документооборот — это не только дань моде на цифровизацию, но и работающий инструмент, который позволит упростить и удешевить большое количество бизнес-процессов. Расскажем о топ-4 преимуществах ЭДО для компаний и предпринимателей

Преимущество № 1. Электронный документооборот сокращает время обработки и отправки документов. Сотрудники имеют возможность работать с документами из любого места, в любое время — главное, чтобы на компьютере или смартфоне была установлена необходимая программа и был доступ в интернет. Это помогает оптимизировать рабочее время, избегать простоев и значительно уменьшить затраты на печать и хранение.

По данным СберКорус, только за I полугодие 2023 года объём электронных документов, отправленных контрагентам друг другу, составил 42 млн. Это на 9 млн больше, чем в I полугодии 2022 года — тогда объём документооборота составил 33 млн. Также СберКорус провёл исследование влияния ЭДО на бизнес-процессы кадровых департаментов. Благодаря цифровизации документооборота сотрудникам кадровых отделов удалось высвободить до 25 % времени на другие, более стратегические задачи, освободившись от бумажной рутины.

Преимущество № 2. Возможность быстрого и удобного поиска и анализа данных. Современные системы электронного документооборота позволяют легко найти нужный документ и получить информацию о тех, кто работал с ним. Это повышает эффективность работы и помогает принимать более обоснованные решения. Настроенные маршруты согласования — это ключ к тому, чтобы документы уходили только к уполномоченным сотрудникам. Сервис позволит наблюдать, кто сейчас работает с документом и обязан его подписать. Аналогично можно посмотреть статус документа, направленного контрагенту. В целом, если все стороны активно вовлечены в процесс, подписание одного документа может занять всего 30 секунд.

Особенно удобен ЭДО при проверках бизнеса государственными органами. Не нужно рыться в сотнях папок, чтобы отыскать конкретный договор или акт выполненных работ — всё уже под рукой. Достаточно вбить данные о контрагенте или наименование документа, чтобы быстро отыскать его в системе и передать надзорным инстанциям для установления различных фактов хозяйственной деятельности. Подтверждение операций — это шанс, что бизнес никто не оштрафует.

Преимущество № 3. Уменьшение риска потери или повреждения документов. Документы хранятся на надежных серверах, что исключает их утечку или кражу. Система электронного документооборота также обеспечивает безопасное хранение документов, защищая их от несанкционированного доступа.

Преимущество № 4. Возможность интеграции электронного документооборота с другими системами и приложениями. Это делает работу с документами еще более удобной и эффективной — пользователь сможет работать с информацией уже в привычном интерфейсе.

Помимо преимуществ, стоит отметить, что ЭДО постепенно становится обязательным на государственном уровне. Например, ФНС принимает отчётность от бизнеса преимущественно в электронной форме, а за отсутствие организации ЭДО предусмотрены штрафы в НК РФ. ЭДО необходим и для работы с ГИС МТ, чтобы своевременно уведомлять государство об обороте товаров, подлежащих маркировке. Также ведётся постепенный переход на электронные транспортные накладные. А это значит, что всё больше представителей бизнеса будут взаимодействовать как друг с другом, так и с государством в цифровом виде.

Источник: https://www.esphere.ru/