Как крупному бизнесу снизить риски и сократить операционные затраты

Ключевые проблемы крупных компаний по части закупок и как их решить с помощью российской SRM системы управления взаимоотношением с поставщиками

Превышение бюджетов на закупки – одна из ключевых проблем крупных предприятий. Решением может стать автоматизация закупочных процессов, за счет которой повысится эффективность стратегического планирования, а поставщики, лоты и бюджеты на закупку будут проходить более тщательную проверку.

Внедрение SRM системы позволит максимально автоматизировать закупочные процессы на предприятии любого масштаба. SRM на базе платформы AGORA дает возможность оптимизировать операционные закупки на каждом этапе цепочки – от планирования до осуществления поставки, и сократить издержки, обеспечив эффективное бюджетирование и контроль операционных затрат.

Давайте подробно рассмотрим проблемы, с которыми сталкивается крупный бизнес в процессе закупочной деятельности, и каким образом SRM от вендора AGORA поможет их решить.

Потребности подразделений собираются вручную

Это влечет за собой риски человеческих ошибок. Процесс проходит примерно так:

1. В отдел закупок приходят запросы от всех подразделений компании (чаще всего это письма по e-mail).

2. Закупщик вручную формирует общий список потребностей всего предприятия в excel файл, из-за чего могут возникать дубли.

3. Чем больше отделов, цехов и филиалов, тем больше потребностей, и тем сложнее контролировать и управлять процессом исполнения закупок.

Заявки на закупку могут сразу приходить в формате лотов по типу товар + услуга. Например, покупка оборудования + монтаж и пуско-наладка. Это сильно усложняет работу закупщика.

Чем поможет SRM система

Это эффективный инструмент для автоматического сбора и учета потребностей на базе единой платформы.

• Заявки от подразделений объединяются в один список, что позволяет сформировать общий план закупок и спланировать бюджет.

• Товары и услуги из отдельных заявок обобщаются и объединяются в единые лоты на закупку через базу НСИ.

• Благодаря структурированной базе НСИ, в общем плане компании на закупку отсутствуют дубли.

Не соблюдаются бюджеты на закупочные процедуры

План коммерческих и некоммерческих закупок отображает все необходимые товары и услуги для осуществления деятельности предприятия. Он формируется, основываясь на прошлых тратах и текущих заявках. Однако всегда возникают внеплановые траты, превышаются лимиты бюджета.

Как эту проблему решает внедрение SRM площадки

Функционал системы позволяет:

• внедрить маршруты согласования для проверки лотов, бюджетов и лимитов;

• нормализовать график поставок ТРУ;

• сократить расходы на аналитику и организацию закупок;

• улучшить контроль ведения торгов и исполнения оговоренных сроков поставки;

• получать уведомления о факте превышения лимита и блокировать покупку.

Плохо контролируется процесс формирования заявок на закупку

В закупках B2B участвует заказчик и закупщик. Первый – любой сотрудник предприятия, который нуждается в определённом товаре/услуге для выполнения поставленных задач. Второй – закупщик – не всегда понимает, для чего нужны запрошенные заказчиком ТМЦ в заявке, однако он обязан обеспечить своевременную поставку и наличие всех затребованных позиций.

Какие возможности предлагает SRM

• Дополнительная перепроверка лотов и лимитов в рамках ранее рассчитанного и утвержденного бюджета.

• Установка бюджетных лимитов и контроль трат заказчиков внутри предприятия (сотрудники не могут превышать установленную сумму расходов в отчетном периоде).

• Функция пересогласования бюджета в случае превышения лимитов по текущей заявке из-за рыночной ситуации.

Отсутствие согласованности между сотрудниками подразделений

Чем больше у предприятия филиалов и подразделений, тем выше риски совершения ошибок при планировании и проведении закупок. Заявки из разрозненных отделений теряются или могут попасть в спам. В заказ могут включить позиции, которые не прошли согласование, что приведет к превышению лимитов. Слишком много времени и ресурсов тратится на коммуникацию для согласования закупки.

Как поможет внедрение SRM

Цифровизация процессов закупок позволяет:

• формировать заявки по стандарту с учетом НСИ;

• автоматически собирать потребности от разрозненных отделов;

• создавать общий перечень позиций и лотов;

• создавать список будущих расходов, с отчетами и аналитикой.

Нет возможности эффективно работать с каталогами поставщиков

После торгов и заключения сделки начинается работа с большими объемами данных и онлайн-каталогами поставщиков. У одних есть подробные каталоги, у других только сайт, а у третьих – ни того ни другого. Поэтому без SRM системы крупному бизнесу, который взаимодействует с сотнями поставщиков, не обойтись.

Чем поможет SRM система

Она обеспечивает взаимодействие с поставщиками через:

Punch-in каталог – решение, позволяющее загружать каталог продукции/услуг в SRM предприятия-закупщика (с условиями, прайсом, остатками на складе), без необходимости перехода на web-ресурс поставщика. Закупщик получает возможность выбирать и заказывать нужные позиции в рамках своей SRM платформы, что позволяет сократить время и трудозатраты на работу с заказами.

Punch-out каталог – решение, при котором сотрудник-закупщик выходит из своей SRM и переходит на web-ресурс поставщика. Здесь он собирает заказ, информация о котором через API передается в SRM систему. Плюс в том, что закупщик получает доступ к более широком каталогу поставщика, который самостоятельно отвечает за обновление информации

Подведем итоги

SRM система на базе платформы AGORA позволит:

• На 10% снизить затраты на подготовку, проведение и контроль закупок.

• В два раза сократить время на проведение закупочных процессов.

• На 70% уменьшить число жалоб на результаты работы отдела закупок.

• Получить лучшие цены благодаря полному каталогу поставщиков и прозрачной конкуренции.

Вендор AGORA имеет большой опыт в разработке и реализации Enterprise проектов для крупного бизнеса, B2C и B2B решений для e-commerce и закупок. В команде более 120 высококвалифицированных экспертов, а в портфолио – успешные кейсы для АЛРОСА, ВТБ, СБЕР КОРУС, Michelin и др.

AGORA позволяет внедрить SRM по концепции MVP продукта, с готовым базовым функционалом, который обеспечивает максимально быстрый запуск проекта. Систему можно легко адаптировать под потребности любой отрасли – ритейл, машиностроение, металлургия, химическая, горнодобывающая, оптовая торговля, энергетика и т.д., масштабировать и улучшать, добавляя функциональные модули по необходимости.