Какая система автоматизации учета рабочего времени подойдет вашему предприятию

Системы учета рабочего времени (СУРВ) являются специализированными решениями, задача которых сводится к контролю деятельности офисных и удаленных специалистов. Контроль осуществляется автоматически по предустановкам, которые задаются руководством.

Использование автоматизированной системы учета рабочего времени дает точные сведения о том, чем в конкретный момент занимается специалист. Если он использует Интернет, то какие сайты посещает. Нужны ли эти сайты для реализации рабочих задач или речь идет об общении в соцсетях. СУРВ применяется для расчета рабочих часов, реализации механизмов премирования и санкционирования.

 

Виды систем автоматического учета и контроля рабочего времени

Современная система выглядит как приложение или интегрируется в комплекс безопасности на аппаратном уровне. Сотрудник может знать, что ведется автоматический учет его деятельности или не знать (если в программе имеется скрытый/невидимый режим активности).

В плане законности такая программа или аппаратное решение допустимы, так как работодатель арендует личное время персонала, вследствие чего оно перестает быть личным. Работодатель вправе знать, какие действия совершает рабочий в процессе реализации должностных обязанностей. Также это необходимо для табеля учета рабочего времени.

 

СКУД

Системы контроля и управления доступом (СКУД) представляют собой технические решения, задача которых – зафиксировать факт перемещения человека через контрольную точку. Как правило, это двери, ворота или КПП. Возможна интеграция с системами безопасности разных типов (видеонаблюдение, СОС, СПС).

Автоматизировать такую систему можно разными методами. Например, проход в рабочие зоны доступен только по персональным картам доступа. Соответствующая программа на сервере, к которому подключены все контрольные точки, фиксирует, в какой момент сотрудник оказался в той или иной локации. Если КПП стоит на входе в офис, то можно отслеживать приход/уход. СКУД не допустит, чтобы специалист оказался вне зоны должностной компетенции.

Это эффективное решение для автоматизированного учета рабочего времени сотрудников, оно предоставляет подробную карту перемещения специалистов по территории предприятия. Проблема СКУД в том, что она ведет учет действий определенного типа (проход через контрольные точки), но не дает ни малейшего представления о том, что рабочий делает в другие моменты.

 

Биометрические системы

Автоматизированный учет рабочего времени может осуществляться на более персонализированном уровне. Когда автоматизация реализована посредством СКУД, руководитель не знает, какой именно специалист прошел через контрольную точку. Даже если карточка личная, она может быть свободно передана другому лицу.

Есть два пути – либо интегрировать систему с видеонаблюдением, либо установить биометрические замки в контрольных точках. Такие замки реагируют на индивидуальные характеристики работника, например – отпечаток пальца или сетчатку глаза. Обычно они работают в связке с охранными системами. Рабочий, которому доступ на защищенную территорию ограничен, никогда на нее не попадет, если на двери стоит биометрический замок.

Такие решения, как и СКУД, могут использоваться для составления табеля рабочего времени. Но главная проблема остается, потому что в программе не фиксируется, как именно рабочий расходовал свое время, за которое он получает оплату. Справедливо сказать, что биометрические системы автоматизированного учета рабочего времени позволяют вести ограниченный учет и не дают достаточной степени контроля.

 

Системы контроля и учета рабочего времени

Так как СКУД, биометрия и аналогичные им решения не позволяли руководителю непосредственно контролировать деятельность специалистов, были разработаны специализированные решения программного уровня. С ними автоматический учет осуществляется иначе.

В этом случае реализован автоматизированный контроль на уровне отслеживания и фиксации каждого действия специалиста. Как именно автоматизированный вариант системы учета рабочего времени помогает контролировать ваших сотрудников – оценим на примере программы Bitcop:

• решение активно в рабочие часы, имеет скрытый режим работы, не нагружает систему;
• фиксирует, какие сайты посещал работник, какие программы активировал, что делал в них;
• также решение фиксирует активность в мессенджерах, есть встроенный кейлоггер;
• осуществляется фиксация поисковых запросов и иных активностей;
• есть встроенный трекинг задач, в заданные промежутки формируются отчеты и графики продуктивности;
• решение может интегрироваться с корпоративными календарями, СКУД, телефонией и тд.

Это лишь некоторые возможности Bitcop, позволяющие руководителю точно знать, на что рабочий тратит время прямо сейчас и на что он тратил его в любой момент в течение дня. Однако перечисленных функций достаточно, чтобы понять – это всесторонний автоматизированный контроль, благодаря которому ваш персонал будет заниматься строго должностными обязанностями, не имея возможности отвлечься на личные вопросы. Потому что вы сразу узнаете об этом и примете меры.

 

Выводы

Специализированные системы контроля и учета рабочего времени вроде Bitcop оптимальны в подавляющем большинстве случаев. Они не заменяют СКУД и биометрию, но эффективно дополняют их, позволяя тотально контролировать рабочее время в том числе удаленных специалистов. На небольших предприятиях, где в контроле доступа нет необходимости, такие решения не теряют своей эффективности.

Автоматический учет рабочего времени сотрудников не бесплатный. Все приложения такого типа тарифицируются разработчиком либо фиксировано, либо исходя из количества рабочих станций, возможны и другие варианты. Но большинство из них предоставляют триальный режим для изучения возможностей софта. Например, Bitcop можно бесплатно использовать 14 дней без ограничений по функционалу.